Bei der Vernetzung der Systeme müssen die bertrieblichen Abläufe im Back of the house unbedingt mit berücksichtigt werden, denn hier liegen wertvolle Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung:
Sobald die Bestellung eines Gastes im System gespeichert ist, beginnen die internen betrieblichen Prozesse zu laufen und können mit den entsprechenden Tools unterstützt und vereinfacht werden. Die Produktion erhält alle Infos zur Bestellung, zusätzlich unterstützen angeschlossene Maschinen, z.B. Schankanlage oder Kaffeemaschine, die Produktion auf Knopfdruck.
Parallel wird der Warenbestand automatisch um die verbrauchten Mengen reduziert. Das passiert durch den Austausch zwischen Kasse und Warenwirtschaft bzw. Beschaffungslösung. Sinken die Warenbestände auf ein kritisches Level, erhält der Einkauf den Hinweis, dass eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst werden muss. Auch diese erfolgt digital, nämlich über die Plattform einer Einkaufsgemeinschaft oder den Onlineshop eines Händlers. Sobald die Bestellung geliefert ist, werden die Warenbestände im System aktualisiert und die Belege auf Knopfdruck an die Buchhaltung weitergegeben.
Die Daten zum Konsum der Gäste werden verwendet, um Analysen über die Umsatzentwicklung, die Nachfrage nach einzelnen Artikeln auf der Karte und deren Beitrag zum Betriebsergebnis zu erstellen. Werden diese Daten mit zusätzlichen Informationen wie Anzahl der Reservierungen, Wettervorhersage, Feiertage, Events usw. kombiniert, lassen sich Prognosen über die Geschäftsentwicklung in den nächsten Tagen und Wochen erstellen. Diese sind besonders hilfreich, um den Wareneinkauf sowie die Personaleinsatzplanung zu optimieren. Zusätzlich können Analysen über die Profitabilität einzelner Schichten und die Performance der Mitarbeiter durchgeführt werden.
Nachdem die Kasse abgerechnet ist, werden die Umsätze und Belege aus dem Kassenbuch an die Buchhaltungssoftware übermittelt. Alle bargeldlosen Zahlungen werden vom Zahlungsdienstleister verwaltet, der die Zahlungen bei den Gästen einzieht und als Sammelbetrag auf das Konto des Gastronomiebetriebes überweist. Zusätzlich geht die Abrechnung von dort an die Buchhaltung. Bargeldlose Trinkgelder werden zuverlässig erfasst, damit sie anschließend an die Mitarbeiter verteilt und aus den Umsätzen herausgehalten werden können.
Die Personalplanung erfolgt ebenfalls digital; der Schichtplan wird per Mail oder App an die Mitarbeiter verteilt. Per App können die Mitarbeiter auch ihre Urlaube beantragen, Krankmeldungen einreichen, sich auf bestimmte Schichten bewerben oder untereinander Schichten tauschen. Sobald ein Mitarbeiter seinen Dienst antritt, wird die Arbeitszeit erfasst und automatisch der Stundenzettel erstellt und an die Buchhaltung weitergeleitet. Gleichzeitig erfolgt ein Abgleich zwischen Soll- und Ist-Stunden. Bei starken Abweichungen vom Soll erfolgt ein Hinweis an den Vorgesetzten.
Für das Recruiting neuer Mitarbeiter lassen sich Online-Karrierenetzwerke nutzen, auf denen der Gastronom mit geeigneten Talenten schnell und direkt in Kontakt treten kann. Interessierte Bewerber wiederum finden durch Vernetzung dieser Apps und Plattformen mit der Homepage und den Social-Media-Kanälen des Unternehmens ganz unkompliziert alle relevanten Informationen über ihren potenziellen neuen Arbeitgeber.
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